Mau nyoba bagi pengalaman,
Disini saya coba kasitau apa-apa saja yang harus disiapkan dalam hal administrasi pada saat pertemuan dengan pengantin ini..
Hal yang perlu disiapkan ketika menghadapi klien (calon pengantin) :
* Porto Folio
* Penawaran Harga
* Surat Pesanan
* Wedding Contract
* Tanda Terima
* Kwitansi
Penjelasannya adalah sebagai berikut.
1. Portofolio
Portofolio
adalah kumpulan dari hasil karya kita, dimana untuk bidang wedding
adalah contoh jepretan pernikahan yang telah kita kerjakan.Untuk
portofolio wedding ini sebaiknya kita menyiapkan contoh berupa foto yang
telah terpasang dalam album seperti album yang akan kita serahkan pada
klien kelak. Hal ini akan memudahkan klien dalam menilai tampilan dan
album seperti apa yang akan mereka dapatkan kelak. Untuk penampilan foto
sebaiknya dipisahkan antara album foto prewedding dan album foto
liputan juga jika memungkinkan contoh foto foto mini studio.
Jelaskan
pada calon pengantin mengenai jenis jenis layanan yang anda tawarkan
seperti foto liputan wedding, foto candid, mini studio ataupun video
documentation. Jelaskan juga jenis album yang anda tawarkan.
(pada
pembahasan ini saya contohkan album yang ditawarkan adalah album
digital cover kayu dengan 3 jenis ukuran yaitu 20x30, 25x30, 30x40.
dipilihnya tiga ukuran ini adalah untuk memudahkan dalam pembuatan paket
harga dari murah, sedang hingga mahal )
Dapat juga membawa
laptop untuk memamerkan karya karya kita. Tapi umumnya yang saya alami
klien akan lebih senang jika melihat portofolio berupa album foto atau
produk jadi.
2. Penawaran Harga
Yang biasa ditanyakan setelah
melihat porto folio kita adalah , "harganya berapa?" atau "ada paket
apa?" Pokoknya berhubungan dengan harga.
Untuk mempermudah pengantin,
berikan panduan pada mereka berupa daftar harga dari layanan yang anda
tawarkan, dimana harga harga tersebut tersusun dalam beberapa kategori
yang mudah dimengerti.
Contoh :
DAFTAR HARGA
Liputan 1
No. Deskripsi Output Price(Rp)
1 Pemotretan 1 hari 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm XXXXXXX
1 Photographer 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm XXXXXXX
Unlimited Shoots + DVD Data 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm XXXXXXX
Liputan 2
No. Deskripsi Output Price(Rp)
1 Pemotretan 1 hari 2 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm XXXXXXX
2 Photographer 2 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm XXXXXXX
Unlimited Shoots + DVD Data 2 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm XXXXXXX
Candid Photography
No. Deskripsi Output Price(Rp)
1 Pemotretan 1 hari 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm XXXXXXX
1 Photographer 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm XXXXXXX
Unlimited Shoots + DVD Data 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm XXXXXXX
Studio On Spot
No. Deskripsi Output Price(Rp)
1 Pemotretan 1 hari 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm XXXXXXX
1 Photographer 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm XXXXXXX
Lighting + Background 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm XXXXXXX
Unlimited Shoots + DVD Data
Note: Untuk Lighting, Listrik harap disediakan
Prewedding
No. Deskripsi Output Price(Rp)
1 Pemotretan 1 hari Cetak 10 pcs 30 x 45 + Frame Kayu XXXXXXX
Outdoor Photo Session 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm
Make Up Artist Cetak 6 pcs 30 x 45 + Frame Kayu XXXXXXX
Unlimited Shoots + DVD Data 1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm
Digital imaging Cetak 4 pcs 30 x 45 + Frame Kayu XXXXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm
Cetak 4 pcs 30 x 45 XXXXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm
Note: Harga Tidak Termasuk Sewa Lokasi & Property, untuk luar kota +akomodasi & transportasi
Video Shooting
No. Deskripsi Output Price(Rp)
1. 1 Camera MiniDV 3CCD 1 pcs DVD Master XXXXXXX
Shooting 1 Hari 1 pcs DVD Copy
Lighting
Standar Video Editing
2. 2 Camera MiniDV 3CCD 2 pcs DVD Master XXXXXXX
Shooting 1 Hari 4 pcs DVD Copy
Lighting
Standar Video Editing
Note:
Untuk Lighting, Listrik harap disediakan
Contoh
diatas adalah contoh dari bentuk layanan yang ditawarkan pada klien.
Untuk item-item yang ingin ditawarkan terserah dari keinginan, misalnya
tidak perlu menyerahkan filenya atau sebagainya.
Untuk memudahkan
klien dalam memilih, sebaiknya membuat beberapa paket khusus yaitu
berupa gabungan dari layanan-layanan tersebut yang terdiri dari beberapa
harga dari murah hingga mahal, dimana jika digabungkan, harga paket
tersebut akan lebih murah dibandingkan jika mengambil layanan secara
satuan. Pintar pintarlah dalam menyusun paket paket tersebut karena hal
ini akan mempengaruhi pilihan klien.
Jika ada permintaan diluar
layanan atau paket yang anda tawarkan minta waktu kepada mereka untuk
menghitung harga. Dimana perlu diperhatikan bahwa harga layanan yang
anda tawarkan berhubungan dengan perhitungan ongkos, seperti
transportasi, produksi, bayar assisten, bayar digital imaging,
penyusutan alat, biaya listrik, tenaga dsb. Hal ini tidak saya bahas
karena saya anggap bahwa tiap tiap orang mempunyai perhitungan
sendiri-sendiri.
3. Surat Pesanan.
Setelah klien
menentukan layanan apa yang mereka pilih. Maka selanjutnya kita harus
membuat surat pesanan. Dimana surat pesanan menjelaskan item-item apa
yang akan kita berikan kepada pengantin.
Surat Pesanan ini untuk
mencegah kemungkinan buruk dikemudian hari. Seperti jika klien
menyatakan bahwa mereka memesan album besar padahal pesanan yang kita
terima hanya album kecil. Untuk itu penulisan item-item pada surat
pesanan harus dituliskan secara teliti.
Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Surat pesanan adalah :
* Tuliskan item-item yang dipesan secara detail dan teliti
* Nama Pemesan jelas dengan alamat dan telpon (kalau bisa no.KTP)
* Keterangan Tanggal dan Tempat Pemotretan
* Term of Payment.
* Tanda Tangan dan Materai secukupnya (3000/6000)
Contoh draft surat pesanan :
SURAT PESANAN
No: 20/VI/SP/2007
Nama Klien : Bart Simpson
Alamat Lengkap: Jln. Kemang Raya no.30 jakarta
Telpon : 0217777777 HP: 08188888888
Fax : 021.666666
Bersama ini memesan item-item sebagai berikut :
Paket Dokumentasi Spesial 1
No. Item Spesifikasi Output Price (Rp)
1 Prewedding Pemotretan 1 hari Cetak 4 pcs 12Rs + Frame Kayu XXXXXXXX
Concept 1 buah Album Photo Ekslusif 30x40 20 pages
Outdoor Photo Season
Unlimited Shoots + CD
2 Liputan Pemotretan 1 hari 2 pcs Album Photo Ekslusive 30x40 20 pages
2 Photographer
Unlimited Shoots + dvd data
3 Candid Pemotretan 1 hari 1 buah Album Photo Ekslusif 30x40 20 pages
1 Photographer
Unlimited Shoots + dvd data
4 Studio On The Spot Pemotretan 1 hari 1 buah Album Photo Ekslusif 30x40 20 pages
Lighting + Background
Unlimited Shoots + dvd data
5 Video Shooting 1 Camera MiniDV 3CCD 1 pcs DVD Master
Shooting 1 hari 2 pcs DVD Copy
Lighting 2 x 1000 W
Standar Video Editing
Tempat Pernikahan : Hotel Stadion Utama Senayan
Tanggal : 20-08-2008
Jam : 8.00 � 22.00
Term of Payment
- Uang Muka sebesar 50%
- Sisa pembayaran setelah album/hasil kerja diterima
Term of Payment
- Uang Muka sebesar 50%
-
Sisa pembayaran setelah album/hasil kerja diterima - Dengan
menandatangani surat pesanan ini, pemesan penyetujui syarat dan
ketentuan yang telah ditetapkan
Penerima Pesanan Pemesan
Tanda tangan tanda tangan
FOTOGRAFER NAMA PEMESAN
4.Wedding Contract
Wedding
Contract sebetulnya fungsinya sebagai pelengkap dari Surat Pesanan
dimana menerangkan mengenai hal hal yang akan kita lakukan pada saat
pemotretan dan beberapa keterangan yang lebih mendetail mengenai
item-item yang akan kita berikan kepada klien.
Wedding Contract
ini dapat bervariasi bentuknya tergantung dari kebutuhan tiap tiap
fotografer terhadap kliennya dan sebaliknya.. Sebaiknya dalam Wedding
Contract ini dimasukan klausul-klausul yang akan memudahkan kita dalam
menjalankan tugas ketika acara dan juga mengenai penggunaan hasil foto
untuk promosi kita kelak.
Dalam Wedding Contract ini kita harus
memikirkan berbagai kemungkinan terburuk yang mungkin saja terjadi dalam
peliputan dan membuat klausul yang dapat meminimalisasikan. Contohnya:
mantan pacar pengantin membawa rombongan dan membuat kekacauan hingga
alat kita rusak. Tuliskan dalam klausul bahwa pemesan harus mengganti
biaya perbaikan bila hal itu terjadi. Hal ini untuk menghindari kerugian
dari pihak kita.
Atau misalnya jam kerja yang molor akibat
keluarga-keluarga yang narsis foto. Sehingga waktu kita dirugikan.
Tuliskan dalam klausul bahwa kita bekerja sesuai jadwal dan untuk foto
keluarga harus didaftarkan.
Pintar-pintarlah dalam membuat wedding contract ini. Tapi aturlah kata sedemikian mungkin sehingga tidak berkesan memaksa.
Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Wedding Contract adalah :
* Tuliskan item-item yang dipesan secara detail dan teliti
* Tuliskan Klausul yang dapat memudahkan kita dalam bertugas
* Nama Pemesan jelas dengan alamat dan telpon (kalau bisa no.KTP)
* Keterangan Tanggal dan Tempat Pemotretan
* Tanda Tangan dan Materai secukupnya
Contoh draft Wedding Contract
Photographer Wedding Documentation Rules
ALBUM PHOTO
Jumlah dan Ukuran Album yang akan diberikan adalah sesuai dengan Surat Pesanan
Album Yang Diberikan adalah Album Photo Digital dengan Cover Kulit/Kayu/Besi dengan XX halaman
Bentuk Cover Album akan diusahakan sesuai dengan permintaan jika stock tersedia
Ukuran Photo yang Dicetak adalah Ukuran Cetak Photo sesuai dengan ukuran album
Tampilan Photo yang Dicetak adalah dengan bentuk kolase (tampilan disain grafis)
Photo yang dicetak untuk album akan dilindungi dengan Laminating Doff anti gores
Seluruh hasil photo yang dihasilkan selama Pemotretan akan diserahkan dalam bentuk Data CD/DVD
Pihak Pemesan berhak untuk mencetak ulang secara pribadi seluruh foto yang ada di dalam CD yang diberikan
Photographer tidak memberikan file Photo yang dicetak dalam album dengan bentuk kolase dengan alasan hak cipta
Untuk Pencetakan Ulang Album dapat dipesan secara terpisah pada Photographer
VIDEO SHOOTING
Jumlah DVD yang diberikan adalah sesuai dengan Surat Pesanan.
DVD yang diberikan adalah film berisi Dokumentasi Acara yang telah melalui Proses Editing
Untuk penambahan Jumlah copy dapat dilakukan sendiri atau melalui kami dengan pemesanan sebelumnya
Untuk Shooting Indoor/dalam ruangan diharapkan untuk menyediakan Listrik yang memadai untuk lighting (minimal 1000 w)
Photographer tidak bertanggung jawab apabila terjadi penurunan kualitas liputan apabila tidak tersedianya listrik yang memadai
TAMBAHAN
Pemesan wajib memberikan Rundown Acara yang akan digunakan sebagai panduan waktu peliputan
Pemesan wajib untuk memberikan list foto keluarga yang akan difoto dan yang akan dimasukkan dalam album
Pemesan wajib untuk menyediakan konsumsi yang memadai untuk Crew
Pemesan wajib menyediakan surat ijin masuk baik untuk crew atau barang
Pemesan wajib menunjuk koordinator dokumentasi sebagai media informasi
Pemesan
wajib mengganti biaya perbaikan kerusakan alat yang diakibatkan hal
diluar kemampuan yang terjadi selama proses pendokumentasian acara (
contoh : keributan, bencana alam dan sebagainya. )
Waktu kerja dalam 1 hari adalah maksimal 8 jam atau sesuai dengan rundown, selebihnya dikenakan charge Rp. xxxxxxxxx,-/jam
Untuk tambahan Liputan diluar Surat Pesanan/Rundown akan dikenakan charge tambahan sesuai dengan jenis liputan
Photographer berhak untuk melakukan tindakan apapun untuk mendapatkan hasil dokumentasi yang maksimal
Photographer berhak untuk menggunakan hasil foto sebagai media promosi bagi Photographer tanpa syarat apapun
Menyetujui :
Tanda tangan tanda tangan
FOTOGRAFER NAMA PEMESAN
5. Tanda Terima
Setelah
pemotretan dan pembuatan album. Saatnya menyerahkan album pada klien.
Ada hal yang terkadang dilupakan oleh fotografer, yaitu membuat Surat
Tanda Terima.
Tanda Terima ini dapat berupa Surat sederhana yang
menyatakan bahwa pemesan telah menerima barang2 pesannya dari kita
dengan baik. Sehingga mereka tidak dapat berbohong dikemudian hari bahwa
mereka belum menerima pesanan tersebut.
Tanda Terima ini sangat
penting, ada kasus dimana orang tua pihak perempuan menyatakan belum
menerima album foto pernikahan anaknya, sedangkan album foto telah
diserahkan ke pengantin pria. Ternyata ada masalah internal diantara
keluarga mereka, dimana album foto tidak disampaikan ke orang tua pihak
perempuan. Sebetulnya masalah internal mereka bukan urusan fotografer
dan dengan Tanda Terima ini fotografer bisa membuktikan bahwa seluruh
item telah diserahkan pada pengantin pria.
Untuk itu janganlah
menyepelekan tanda terima, walaupun biasanya setelah album diserahkan
dan pembayaran telah diterima seluruhnya urusan selesai, tapi terkadang
ada hal hal yang terjadi diluar perkiraan.
Contoh Surat Tanda Terima :
TANDA TERIMA
No: 20/VI/SP/2007
Tanggal :20-20-2009
Bersama ini Telah kami Kirimkan barang sesuai pesanan sebagai berikut :
* 1 pcs Album Ekslusive Prewedding 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
* 2 pcs Album Ekslusive Liputan 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
* 1 pcs Album Ekslusive Candid 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
* 1 pcs Album Ekslusive Studio 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
* 2 pcs DVD Data Photo
* 2 pcs DVD Video
Dalam keadaan baik.
Hormat Kami
Tanda Tangan
PHOTOGRAPHER
______________________________________
Penerima :
Nama Lengkap:
Alamat :
Telpon :
Tanda Tangan :
Telah Menerima Barang sesuai dengan keterangan diatas dengan keadaan baik.
6. Kwitansi
Kalau kwitansi kayaknya gak perlu dijelaskan lagi yaa�
Hehehehehehhe
Mohon maaf kalau kurang lengkap atau ada yang terlewat.
Mungkin ada yang bisa bantu menambahkan.
Semoga Artikel ini bisa sedikit berguna�
Salam Jepret
Tidak ada komentar:
Posting Komentar